Un’azienda acquista gli imballaggi da un fornitore e riceve una dichiarazione ambientale generica, non collegata con chiarezza a un articolo o a una versione del packaging. Prima di spedire la merce deve decidere se correggere il documento, trasmetterlo così com’è al cliente oppure chiedere dati più precisi a monte.
Il problema non riguarda soltanto la presenza dell’informazione. Occorre distinguere chi conosce la composizione tecnica, chi approva l’imballaggio finito, chi applica materialmente il codice e chi trasferisce il dato al destinatario. Se questi compiti vengono confusi, l’ultimo operatore della catena finisce per ricostruire informazioni che non è in grado di verificare.
Composizione, apposizione e trasferimento sono attività diverse
Il punto normativo di partenza è l’articolo 219, comma 5, del D.Lgs. 152/2006. Le Linee guida MASE sull’etichettatura ambientale degli imballaggi collegano l’indicazione della natura dei materiali alla codifica prevista dalla Decisione 97/129/CE. La codifica compete quindi al produttore dell’imballaggio, cioè al soggetto che dispone o deve disporre delle informazioni necessarie per identificare il materiale.
Nella filiera B2B questo dato tecnico deve poi seguire l’imballaggio. Non è però detto che il soggetto che lo produce sia anche quello che stampa il codice sulla confezione finita. L’utilizzatore professionale può scegliere il layout, aggiungere il proprio marchio o affidare la stampa a un altro operatore. Le attività materiali possono essere ripartite mediante accordi, purché rimangano individuabili la fonte del dato e il soggetto incaricato di applicarlo o trasferirlo.
Conviene quindi separare tre passaggi:
- generazione del dato tecnico: identificazione dei materiali e dei relativi codici;
- approvazione e apposizione: scelta del punto, del supporto e del soggetto che inserisce l’informazione;
- conservazione e trasferimento: associazione del dato alla specifica tipologia di imballaggio e sua disponibilità per gli operatori successivi.
Un accordo sulla stampa può assegnare il secondo passaggio, ma non sostituisce il primo. Se il fornitore comunica soltanto che l’imballaggio è “in plastica” o “in carta”, senza collegare la dichiarazione all’articolo acquistato e alla relativa composizione, l’utilizzatore non dispone ancora di una base adeguata per completare autonomamente l’informazione.
Chi deve fare cosa nella catena B2B
Nel linguaggio operativo, il fornitore commerciale e il produttore dell’imballaggio possono coincidere, ma non sono sempre la stessa figura. Le indicazioni CONAI comprendono nella categoria rilevante fornitori di materiali, fabbricanti, trasformatori e importatori di imballaggi vuoti o di materiali di imballaggio. Il primo interlocutore deve quindi essere individuato in base alla funzione svolta, non soltanto al nome riportato sull’ordine.
| Soggetto | Informazione o attività di competenza | Limite da considerare |
|---|---|---|
| Fabbricante o trasformatore | Conosce la composizione dei materiali forniti e rende disponibili i codici necessari. | Può non conoscere il layout o la configurazione finale decisa dal cliente. |
| Importatore di imballaggi vuoti | Deve ottenere e trasferire i dati tecnici riferiti agli imballaggi importati. | Una dichiarazione estera generica non basta se non identifica articolo, componenti e versione. |
| Utilizzatore professionale | Seleziona l’imballaggio, può approvare la grafica e può assumere l’apposizione o il trasferimento dell’informazione. | Non dovrebbe dedurre da solo una composizione che il produttore o l’importatore non ha documentato. |
| Destinatario della merce | Riceve informazioni utilizzabili e le conserva o le trasferisce se la catena commerciale prosegue. | Non deve essere costretto a ricostruire il dato originario osservando il solo imballaggio. |
Queste figure possono sovrapporsi. Un’azienda può importare scatole vuote, usarle per confezionare i propri prodotti e immettere gli imballaggi pieni sul mercato. In questa situazione non opera soltanto come utilizzatore: per gli imballaggi importati assume anche la funzione rilevante dell’importatore. Analogamente, il coinvolgimento nella responsabilità non va considerato necessariamente limitato a un solo anello della filiera quando più operatori concorrono all’immissione sul mercato.
Imballaggi acquistati in Italia
Quando l’imballaggio è acquistato da un fornitore italiano e utilizzato senza modifiche, il produttore, trasformatore o importatore a monte deve mettere a disposizione i dati sulla composizione. L’utilizzatore professionale deve verificare che tali informazioni corrispondano esattamente alla referenza acquistata.
Una richiesta efficace non domanda soltanto “la dichiarazione ambientale”. Deve indicare il codice dell’articolo, il formato, gli eventuali componenti e la versione. La risposta dovrebbe permettere di associare ogni dato tecnico a un prodotto identificabile anche dopo un cambio di catalogo o di fornitura.
Se il fornitore stampa direttamente l’informazione, l’utilizzatore deve comunque controllare che la referenza consegnata sia quella approvata. Se invece riceve un imballaggio neutro, le parti devono stabilire chi applicherà il codice e con quale supporto. La disponibilità del dato a monte non coincide infatti con la sua presenza sul packaging utilizzato per la spedizione.
Importazione di imballaggi e prodotti già confezionati
Per gli imballaggi vuoti acquistati all’estero, l’importatore rientra nella categoria operativa dei soggetti tenuti a conoscere e trasferire la composizione. Non è sufficiente inoltrare una scheda del produttore straniero se questa non consente di collegare i codici alla specifica fornitura.
Nel caso di prodotti già confezionati, occorre prima mappare la situazione concreta: chi importa il prodotto, quali imballaggi entrano nel mercato italiano e chi dispone dei dati relativi a ciascun componente. Non va applicata automaticamente la stessa procedura usata per una scatola vuota acquistata in Italia. L’operatore che importa deve ottenere a monte informazioni verificabili e controllarne la corrispondenza con la configurazione effettivamente commercializzata.
È utile mantenere distinti anche i documenti relativi al prodotto contenuto da quelli che descrivono l’imballaggio. La conformità o la composizione del prodotto non dimostrano, da sole, la composizione della scatola, del film, dell’inserto o degli altri elementi usati per confezionarlo.
Marchio proprio, assemblaggi e modifiche
L’apposizione del marchio non trasferisce automaticamente la conoscenza tecnica dei materiali. Se l’utilizzatore sceglie grafica e posizione delle informazioni, può assumere l’attività materiale di inserimento nell’esecutivo di stampa. Il fabbricante o l’importatore resta però la fonte da cui devono provenire i dati sulla composizione dell’imballaggio fornito.
Per evitare ambiguità, l’approvazione grafica dovrebbe distinguere almeno due verifiche: il fornitore conferma i dati tecnici associati alla referenza; il titolare del packaging approva layout, leggibilità e corrispondenza con la configurazione ordinata. Una firma sull’esecutivo non dovrebbe essere usata come sostituto della scheda tecnica.
La situazione cambia quando il cliente modifica l’imballaggio. Se aggiunge un film, sostituisce una chiusura o assembla scatola, inserto ed etichetta provenienti da fornitori diversi, la dichiarazione originaria documenta soltanto ciò che ciascun fornitore ha effettivamente consegnato. L’utilizzatore deve allora costruire una distinta dell’imballaggio finito, mantenendo per ogni componente il collegamento con la relativa fonte tecnica.
Lo stesso criterio vale quando un destinatario riconfeziona la merce prima di rivenderla. Per il nuovo assemblaggio non opera più soltanto come soggetto che riceve un’informazione: deve governare i dati dei componenti introdotti e il loro trasferimento nella fase successiva.
Chi applica materialmente l’informazione
L’apposizione può essere regolata tra fornitore e utilizzatore. Il primo può stampare il codice durante la produzione; il secondo può inserirlo nel proprio layout; un terzista può eseguire materialmente la lavorazione. Ciò che conta è che l’incarico sia esplicito e che chi stampa riceva un dato già approvato e collegato alla corretta referenza.
Quando le caratteristiche dell’imballaggio rendono difficile l’apposizione fisica, le informazioni possono essere gestite tramite documenti di accompagnamento o supporti digitali, secondo modalità definite tra le parti e adatte al caso concreto. Se l’imballaggio è neutro e il dato viaggia con la documentazione, il collegamento tra DDT e identificazione dell’imballo deve rimanere univoco: il destinatario deve poter capire senza ricostruzioni a quale collo o referenza si riferisce l’informazione.
Un file pubblicato sul sito del fornitore è utile soltanto se la referenza consegnata è riconoscibile e se le revisioni rimangono controllate. Un elenco generale di materiali, privo di corrispondenza con gli articoli acquistati, sposta il problema sul cliente invece di risolverlo.
I dati da collegare a ogni tipologia di imballaggio
Una gestione documentale efficace può essere costruita nell’anagrafica degli imballaggi, senza creare un fascicolo sproporzionato. Per ogni referenza è utile registrare:
- codice interno e codice del fornitore;
- fabbricante, trasformatore o importatore da cui proviene il dato;
- descrizione dei materiali e relativa codifica;
- componenti compresi nella dichiarazione;
- numero o data di revisione della scheda tecnica;
- configurazione di utilizzo e destinazione B2B o B2C;
- soggetto che approva il packaging;
- soggetto incaricato dell’apposizione o del trasferimento;
- supporto usato: stampa, documento di accompagnamento o canale digitale;
- data dell’ultima verifica e modifiche intervenute.
Prima di accettare una dichiarazione del fornitore, occorre controllare che il codice articolo coincida, che siano contemplati tutti i componenti acquistati e che il documento non riguardi una versione superata. Gli ordini e gli accordi di fornitura possono poi specificare chi comunica le variazioni e prima di quale fase produttiva.
Questo controllo è più solido di una richiesta generica inviata una sola volta. Materiali, fornitori e lavorazioni possono cambiare; la revisione deve quindi essere riaperta quando cambia la referenza, viene aggiunto un componente o viene modificata la provenienza dell’imballaggio. Anche il quadro applicabile va verificato sul testo vigente al momento dell’approvazione, senza affidarsi indefinitamente a documenti redatti in base a versioni precedenti delle indicazioni.
Dubbi frequenti
Chi deve fornire i codici dei materiali quando l’azienda acquista l’imballaggio da un fornitore italiano?
Il dato deve provenire dal soggetto che fabbrica, trasforma o importa l’imballaggio e ne conosce la composizione. Se il venditore è un intermediario, deve recuperare l’informazione a monte e collegarla alla referenza fornita. L’azienda utilizzatrice può occuparsi dell’apposizione, ma non dovrebbe ricavare autonomamente i codici da una descrizione generica.
Cosa cambia per un’azienda che importa imballaggi o prodotti già confezionati?
Chi importa imballaggi vuoti rientra tra i soggetti chiamati a ottenere e trasferire i dati tecnici. Per i prodotti già confezionati bisogna identificare gli imballaggi introdotti sul mercato, la fonte delle informazioni e il soggetto che cura l’immissione. Le schede del fornitore estero devono essere verificate rispetto alle referenze realmente importate e alla codifica applicabile.
Chi risponde delle informazioni ambientali quando l’imballaggio viene personalizzato con il proprio marchio?
Il marchio non determina da solo la provenienza del dato tecnico. Il produttore o l’importatore deve fornire le informazioni sulla composizione; il soggetto che decide layout e grafica può assumere, mediante un accordo chiaro, l’apposizione materiale. Se la personalizzazione aggiunge o sostituisce componenti, i relativi dati devono essere integrati nella documentazione dell’imballaggio finito.
Quali documenti è utile conservare per dimostrare l’origine dei dati comunicati al cliente?
Sono utili la scheda tecnica o la dichiarazione del fornitore collegata al codice articolo, gli ordini che identificano la referenza, gli esecutivi approvati, gli accordi sull’apposizione, le revisioni dei materiali e la prova del canale usato per trasferire l’informazione. Per gli assemblaggi conviene conservare anche la distinta che collega ogni componente al relativo fornitore.
Una regola operativa per non correggere tutto a valle
Ogni tipologia di imballaggio dovrebbe avere un referente interno, una fonte identificata del dato e un passaggio di verifica prima dell’utilizzo. Se manca uno di questi tre elementi, la referenza non dovrebbe essere completata ricorrendo a deduzioni o copiando il codice di un imballaggio simile.
Il cambio di materiale, fornitore o configurazione riapre la verifica; l’approvazione successiva chiude il passaggio e rende disponibile l’informazione per il cliente. In questo modo chi riceve la merce non diventa l’ultimo correttore di una catena incompleta: riceve un dato nato a monte, controllato durante l’utilizzo e trasferito insieme all’imballaggio cui appartiene.
